OliverAdamsVous envisagez de déménager votre entreprise ? Que ce soit pour des raisons économiques, organisationnelles ou simplement pour changer d’environnement, il est essentiel de bien planifier chaque étape du processus pour assurer un transfert réussi.
Déménager sa société : les étapes à suivre pour un transfert réussi
Tout d’abord, il est crucial d’établir un calendrier précis des tâches à accomplir avant, pendant et après le déménagement. Prenez en compte les délais légaux et administratifs ainsi que la disponibilité des différents prestataires sollicités. Cette première étape permettra de déterminer la date idéale du déménagement. Vous aurez ce site pour un avis plus complet.
Faire l’inventaire des biens de l’entreprise
Pour faciliter le déménagement, commencez par dresser un inventaire détaillé de tous les éléments qui doivent être transportés dans vos nouveaux locaux. Cela inclut notamment :
- Le mobilier de bureau (bureaux, chaises, armoires, etc.)
- L’équipement informatique (ordinateurs, serveurs, imprimantes, etc.)
- Les documents et archives papier
- La décoration et les objets personnels des employés
Cette liste vous aidera à évaluer le volume global des biens à déménager et ainsi faciliter le choix du prestataire de déménagement.
Prévoir l’aménagement des nouveaux locaux
Le transfert d’une entreprise implique généralement la réorganisation des espaces de travail. Ainsi, il est recommandé de prendre en compte :
- Les besoins de chaque service ou département
- Les contraintes spatiales et techniques des nouveaux locaux
- La possibilité de conserver une partie du mobilier existant ou d’investir dans de nouveaux équipements
- L’installation du parc informatique et des systèmes de communication
- Le respect des normes de sécurité et d’accessibilité pour les employés et visiteurs
Organiser et coordonner le transfert
Sélectionner un prestataire de déménagement professionnel
Pour assurer la réussite du déménagement, il est préférable de faire appel à un spécialiste du déménagement d’entreprise. En effet, ces professionnels disposent de l’expérience, du matériel et des compétences nécessaires pour transporter vos biens en toute sécurité. Pour choisir le bon prestataire, n’hésitez pas à demander plusieurs devis et à comparer les services proposés.
Communiquer avec les employés
Un déménagement peut être source de stress pour les équipes, surtout si elles ne sont pas informées et impliquées dès le début du processus. Il est donc essentiel de :
- Présenter le projet de déménagement aux employés et les rassurer sur les raisons et les bénéfices du changement
- Les tenir informés régulièrement de l’avancement des préparatifs et des éventuels ajustements à effectuer
- Les impliquer dans la préparation et l’organisation du déménagement, notamment en ce qui concerne l’aménagement de leurs futurs espaces de travail
Gérer le transfert des services internet
Pour éviter toute interruption de service lors du déménagement, il est nécessaire de planifier avec soin le transfert de vos abonnements internet et téléphoniques. Contactez votre fournisseur d’accès pour vérifier la couverture et les délais de raccordement dans vos nouveaux locaux, et pensez à anticiper la commande et l’installation des équipements nécessaires.
Assurer une transition en douceur
Déménager étape par étape
Afin de limiter les perturbations liées au déménagement, il peut être judicieux de procéder par étapes. Par exemple, vous pourriez commencer par transférer les services supports (comptabilité, ressources humaines, etc.) avant de déménager les services opérationnels. Cela permettra d’assurer une continuité des activités tout en facilitant l’adaptation des employés à leur nouvel environnement.
Adapter les processus internes
Le déménagement d’une entreprise est souvent l’occasion de repenser certains processus internes et d’améliorer l’efficacité globale de l’organisation. Profitez de cette période de transition pour :
- Identifier les améliorations possibles en matière de communication, de gestion des ressources ou de production
- Former les employés aux nouvelles méthodes ou outils mis en place
- Mettre à jour vos documents et supports de communication (papeterie, site internet, etc.) avec la nouvelle adresse de l’entreprise
En suivant ces étapes et en anticipant les différents enjeux liés au déménagement de votre entreprise, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour assurer un transfert réussi et serein pour l’ensemble de vos collaborateurs.
